Bestellfreigabe – Das neue WERBAS-Modul im Video

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Bestellworkflow mit 4-Augen-Prinzip

Mit diesem Bestellworkflow wird ein Freigabeprozess über ein  4-Augenprinzip abgewickelt. Das Modul ist für Unternehmen gedacht, die Einkaufsrichtlinien vorgeben, die eingehalten werden müssen. Dabei muss eine Bestellung vor dem Versand durch einen Vorgesetzen genehmigt bzw. freigegeben werden. Wie das Modul genau funktioniert, stellen wir in diesem Video vor:

Musik: sayonara, bereitgestellt von Camtasia SSTK Music / Bilder: Karin & Uwe Annas – Fotolia, / Produktion und Sprecher: Klaus König / WERBAS AG

Und so funktioniert das Modul Bestellfreigabe:

Als Erstes müssen Sie ein oder mehrere Personen als sogenannte Genehmiger einrichten. Dazu gehen Sie in den Personalstamm und wählen den zuständigen Mitarbeiter aus. Im Reiter „Tätigkeit“ setzen Sie den Hacken bei Genehmiger. Im Feld „Genehmiger Limit“ wird der Wert eingetragen, bis zu welcher Summe dieser Genehmiger Bestellungen freigeben kann.

Diese Einrichtung kann natürlich nur jemand durchführen, der die Rechte dafür hat. Das macht also nur Sinn, wenn die Rechteverwaltung in WERBAS aktiv ist.

Und nun zur Praxis. In unserem Beispiel sind wir als Mitarbeiter Uwe Klug angemeldet.

Wird nun zum Beispiel versucht, eine Bestellung zu drucken, ohne dass der Bestellvorgang genehmigt wurde, erscheint ein Hinweis. Der Druck der Bestellung ist nicht möglich. Dieser Hinweis kommt natürlich auch bei anderen Bestellformen. Also wählen Sie die Bestellfreigabe. Hier muss zunächst der zuständige „Genehmiger“ ausgewählt werden.

Aber zunächst zu den Begriffen und möglichen Funktionen:

  • BANF steht für Bestellanforderung
  • Bestellanforderung an den Genehmiger senden
  • Bestellanforderung vor der Genehmigung zurückrufen
    Der Genehmiger kann dann
  • Die Bestellanforderung ablehnen
  • Die Bestellanforderung freigeben ..
  • oder die Bestellanforderung stornieren

Mit „BANF senden“ wird die Bestellanforderung per E-Mail an den Genehmiger gesendet. Den E-Mail-Text können Sie auch über die Funktion “E-Mail-Text gestalten“ anpassen.

Und nun zur Bestellfreigabe. Melden wir uns dazu als Genehmiger neu an. In der Bestellübersicht können Sie sich bei „Bestellfreigabe-Status“ die Bestellungen, die zur Genehmigung anstehen, anzeigen lassen. Die Bestellung kann geöffnet werden. Über die Funktion Bestellfreigabe gelangen Sie wieder in das Auswahl-Fenster. Jetzt können Sie entscheiden, ob die Bestellung freigegeben oder abgelehnt wird. Der Sachbearbeiter erhält die Antwort wiederum per E-Mail. Der Entscheider kann, falls gewünscht, vor dem Versand auch eine Zusatzbemerkung eintragen. Im Falle der Freigabe kann die Bestellung dann wie gewohnt durchgeführt werden.

In der Statistik können zu der Bestellfreigabe auch Protokolle und Auswertungen angezeigt werden.

Sie sehen, mit dem Modul Bestellfreigabe haben Sie Ihren Bestellworkflow im Griff.

Bei Interesse an dem Modul wenden Sie sich bitte an Ihren WERBAS-Gebietsleiter.

Weitere interessante WERBAS-Videos finden Sie in unserem YouTube Kanal oder im WERBAS-Kundencenter

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