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Smarte Anbindung

Smarte Anbindung

Anwenderbericht in Fachzeitschrift PROFI Werkstatt 3-2017.

Werbas.blue ist der Einstieg in die Digitalisierung der Werkstatt. Erstmals vorgestellt wurde das System auf der Automechanika Frankfurt 2016. PROFI Werkstatt hat den Pilotkunden Puls Autotechnik exklusiv besucht und erfahren, wie die Werkstatt das mobile System nutzen will.

Erich Puls ist der ideale Pilotkunde für ein neues System wie Werbas.blue. Als er im Jahre 1988 den Werkstattbetrieb seines Vaters übernahm, war quasi seine erste Amtshandlung die Einführung eines EDV-Systems. Angeschafft wurde unter anderem ein Tandon 286 für die Finanzbuchhaltung. "Das war ein schwarzer Bildschirm mit grünen Zeichen", erinnert sich Erich Puls, Inhaber und Geschäftsführer von Puls Autotechnik, Mainburg, an die Anfänge.

Damals war EDV in kleinen Unternehmen ein teures Unterfangen. Die Investitionen beliefen sich auf rund 150.000 DM. Ein paar Jahre später erfolgte der Einstieg in die damals erste verfügbare Werkstattmanagementsoftware: Dekra Data, der Vorgänger von Werbas. Dieses war das erste Dealermanagementsystem, das auf PC-Netzwerken lief und keine vermittelnde Datentechnik erforderlich machte.

Diese Episode zeigt: Erich Puls ist aufgeschlossen für neue Technologien und er hat nicht nur Spaß an vergleichsweise grober Motorentechnik und Mechanik, sondern auch an digitaler Computertechnik. Er kennt sich auch damit aus. Die Werkstattsoftware Dekra Data, die Anfang der 1990er Jahre angeschafft wurde, lief gute 20 Jahre im Mainburger Betrieb. Aus ihr wurde dann „Werbas classic“, das von dem Softwareunternehmen mit Sitz in Holzgerlingen weiter gepflegt, erweitert und an die Betriebssysteme angepasst wurde. Doch die Grundarchitektur des Programms und die Eingabemasken änderten sich nicht wesentlich. Das ist für die Mitarbeiter von Vorteil, weil sie sich stets zurechtfanden. Das ist aber nicht der einzige Grund, weshalb Puls bis 2015 an dem Programm festhalten hat. Der wahre Grund – und jetzt wird es etwas technisch – ist die sogenannte MS dos-Box: das Betriebssystem mit der Eingabeaufforderung aus den 1990er-Jahren, auf dem dann die ersten Fensteroberflächen wie Windows programmiert wurden und auf dem auch Linux basiert. Und das Open-Source-Betriebssystem Linux ist das Betriebssystem, auf dem alle Rechner von Puls Autotechnik laufen. Deshalb wurde Werbas classic lange nicht abgelöst, denn die aktuelle Werbas-Software, die im Jahre 2009 eingeführt wurde, läuft auf einer sogenannten dot.net-Programmierung und – aus Sicht von Erich Puls ganz verwerflich – nutzt Microsoft SQL als Datenbank. 

Es ist nun klar, warum Erich Puls und seine Werkstatt, die sowohl Nutzfahrzeuge als auch Pkw wartet und repariert, von Werbas als Testkunde für das mobile System Werbas.blue ausgewählt wurde. Seit September 2016 läuft die Anwendung im Testbetrieb. Werbas.blue ist als mobile Erweiterung der bestehenden Werkstattsoftware konzipiert. Damit kann per W-LAN oder mobilem Internet auf die Software zugegriffen werden. Klassischer Anwendungsfall aus dem Pkw-Bereich, wo das System bereits bei einigen Kunden im täglichen Einsatz ist, ist die Fahrzeugannahme: Eine Checkliste wird direkt im Tablet abgearbeitet und zusammen mit eventuell aufgenommenen Fotos dem Auftrag zugeordnet. 

Doch im Nutzfahrzeugbereich ist alles etwas komplexer. Standardprozesse sind rar – insbesondere in freien Werkstätten, zu denen sich auch die Puls Autotechnik zählt. Welches Ziel verfolgt Puls also mit der neuen Technik? „Ganz allgemein gesprochen, möchten wir zukünftig in der Lage sein, das papierlose Büro zu realisieren. Werbas.blue kann einen Teilbereich der papiernen Organisation ersetzen“, sagt Puls und ergänzt schmunzelnd: „Wissen Sie, unser Problem ist, dass die Aufträge in der Werkstatthalle Füße bekommen.“

Zeitraubende Nachfragen

Damit spricht er ein Problem an, das weniger die Arbeitsprozesse betrifft, sondern hinterher bei der Rechnungsstellung auftritt. Stichwort: Regieberichte. Zu den allermeisten Aufträgen erhalten die Kollegen in der Buchhaltung wenige bis keine schriftlichen Informationen. Deshalb müssen sie oft beim Mechaniker nachfragen, welche zusätzlichen Arbeiten an dem Fahrzeug durchgeführt wurden oder wieso mehr Zeit benötigt wurde, als der durchschnittliche Arbeitswert vorsieht. Das ist sehr aufwändig und kostet viel Zeit. Schneller würde es gehen, wenn die Mechatroniker, die bei Puls während ihrer Ausbildung sowohl in der Pkw- als auch in der Lkw-Werkstatt eingesetzt werden, ihre Tätigkeiten unmittelbar nach getaner Arbeit zu Papier bringen würden. Doch dann hat der Auftrag wie gesagt „Füße bekommen“.

Die tatsächlichen Gründe für die fehlende Motivation bei den Mechanikern liegt aber woanders: Einige stehen mit der deutschen Grammatik und Rechtschreibung auf Kriegsfuß, andere haben eine Handschrift für Hieroglyphenforscher. Und genau hier kommt die mobile Lösung von Werbas ins Spiel. Nach Vorstellung von Puls wird zukünftig jeder Mechaniker die Werbas.blue-App immer dabeihaben – und zwar nicht auf einem Tablet, sondern auf einem noch mobileren Smartphone. „Wir haben das System zunächst mit einem kleinen, günstigen Tablet von Kindle getestet. 

Aber das Eintippen mit den oft schmierigen Fingern hat nicht funktioniert. Ich möchte, dass die Jungs ihre Regieberichte zu den Aufträgen zukünftig draufsprechen. Wir haben das ausprobiert und es funktioniert sehr gut“, berichtet Puls. Zu Nutze macht sich Puls dabei die Spracherkennung „Ok Google“, die bei unseren gemeinsamen Tests erstaunlich präzise auch komplizierte technische Begriffe sauber in Text umwandelte. Abgesehen davon geht es dabei auch nicht um Zeichensetzung und Rechtschreibung: Wichtig ist, dass die Werkstattmitarbeiter schnell und unkompliziert ihre durchgeführten Tätigkeiten zu den Aufträgen dokumentieren. Puls Autotechnik hat oft Aufträge mit über 50 Auftragspositionen, die die großen Autotransporter von Lohr und Rolfo betreffen. Meist sind diese Aufträge durch Bilder des Auftraggebers angereichert. Auf diese Dokumente kann der Mechaniker dann auch mit seinem Smartphone zugreifen, um zum Beispiel eine bestimmte Stelle am Aufbau schneller zu finden.

An diesen Aufträgen arbeiten dann mehrere Mechaniker gleichzeitig. Um hier den Überblick zu behalten und hinterher die Rechnungslegung zu beschleunigen, wäre die kontinuierliche Nutzung der Smartphones eine deutliche Qualitätssteigerung für den nachgelagerten administrativen Prozess. Und es soll gleichzeitig als Motivation dienen, dies im Werkstatt­alltag auch zu tun. Aber den Mechanikern zwei Handys zumuten? Ein privates und eines für die Werkstatt? Ist das sinnvoll? Darüber hat sich Puls auch bereits Gedanken gemacht.

„Ich überlege, ob wir die App auch auf die privaten Smartphones installieren – gegen ein kleines Nutzungsentgelt. Und für diejenigen in der Werkstatt, die noch kein Smartphone haben, würde es Betriebshandys geben“, antwortet Puls. Unmittelbar wird es aber nicht zum Einsatz der neuen Technik in der Mainburger Werkstatt kommen, denn dafür fehlen dem Werkstattinhaber noch zwei wichtige Funktionen in Werbas.blue. Da wäre zum einen die Zeiterfassung, womit die Mechaniker ihre Arbeitszeit den einzelnen Aufträgen oder Auftragspositionen zuordnen. Und Statusmeldungen für die einzelnen Unterpositionen eines Auftrags stehen von Seiten der Puls Autotechnik noch im Lastenheft für die Entwickler von InnoTec – so heißt die eigens für Werbas.blue geschaffene Tochtergesellschaft von Werbas.

Das ist auch aus Sicht von Werbas in Ordnung, schließlich steht die Entwicklung der Funktionen erst am Anfang. Sie wird gespeist mit den Erfahrungen aus den Pilotanwendungen. Zusammenfassend sagt Erich Puls: „Das System ist nutzbar. Werden jetzt noch einige zusätzliche Features entwickelt, werde ich es einsetzen.“
Thomas Pietsch

Lesen Sie den ganzen Bericht in der PROFI Werkstatt 3-2017.

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